创业常识:董事会开不好,因为没用这六招

由于“在座”的董事们都是超级大忙人,往往“不远万里而来,只为两小时会”,这就对PPT提出了更高的要求——是否能通过PPT既高效又有效地沟通,直接影响到董事会效率,进而甚至影响到公司未来的发展。

关于董事会PPT,这个世界上是否存在完美的标准化模版?如果没有,一份高效且有效的PPT长什么样?以下是 Union Square Ventures 通过总结被投实战案例给出的六条建议,可谓是一本武功秘笈,USV创始合伙人 Fred Wilson 以及 IDG资本合伙人都强烈建议阅读。

大学毕业后,我有幸在USV工作三个月,通过对不同阶段、不同行业的被投企业董事会PPT的总结性分析,我发现,虽然USV不存在标准化的董事会会议PPT模板,但最有效的董事会PPT以下3个共同点:

同时处理好双方的信息需求(投资董事会对创业团队的信息需求,创业团队向董事会寻求建议的需求)

坦率指出公司进步点和尚未解决的痛点

突出独特的公司文化

如何办到呢?我发现有6种方法能够很好地完成这3件事情:

1 为你的数字加上“背景”(Place metrics in context)

先来体会一下两种表达方式的不同:

a. “我们的毛利率(GM)上个月下降了8%。”

b. “我们的毛利率下降了8%——原因是我们做了一次促销活动,使我们的客户数量上升了20%。”

好的董事会PPT会预先考虑会议中可能被问到的问题,并用清晰、简洁的数据回答。我最喜欢的例子是简单的年度经常性收入(ARR)条形图。它把ARR变动的来源分解成客户增加、客户流失、业务扩张、客户消费减少等等,一目了然。

另一个有效指标是12个月的尾随损益(trailing P&L)。我看到的大多数PPT都有最近一个季度的月度数据,以及几个月的预测数据。

但问题是:首先,很多公司的董事会会议频率很低,因此数据在时间维度上存在遗漏。这使得在不向公司请求额外数据的情况下,很难了解公司最近一个财年的财务状况。

即使数据的时间维度没有遗漏,我们仍然需要将多个会议材料的信息拼接在一起,才能了解过去一年的表现。

基于这些原因,12个月的尾随损益是完美的。它不仅方便更新,同时也是查看公司在比较长一段时间内财务表现的好方法。虽然初创公司经常会在一个季度内发生大幅改变,但大多数投资者都希望全面了解公司在多个阶段的发展。以及,虽然预测通常是不准确的,但涵盖未来1-2个季度的预测数据也能提供一些额外信息,这是值得做的。

2 PPT组织越好,信息量越大(Structure decks to gather input)

董事会几乎是公司所有的主要利益相关者同处一室的唯一机会,因此你就要从这样的会议中,尽可能地汲取各方的信息和建议,群策群力。

我看到好的董事会PPT,往往会设计一个仅供董事会使用的Q&A环节开场。这就促使董事会成员在开会之前就准备好要向CEO及核心团队抛出的问题。

这样组织PPT,可以确保公司的主要利益相关者对董事会有所准备,并有效地结构化会议。给他们数据,让他们准备好“开火”。同时,这也为最了解公司的外部利益相关者提供了一次未经过滤的讨论机会。在此期间,他们可能提出你意想不到的想法。之后,团队可以再问一些事先准备好的问题。

好的董事会材料总是聚焦在关键问题上,而不是提供大而全的数据流。关键问题包括,评估核心职位招聘,讨论刚刚形成的收入流,或是潜在的收购要约……这些都是非常值得花时间和力气讨论的战略问题。

一场好的董事会能做到二者之间的平衡:收集团队需要的信息,提供董事会想听到的信息。当然,这关乎公司风格,核心团队应该知道怎样最合适。而通过精心组织PPT来收集参会者的重要反馈,这样可以确保充分利用董事会的时间。

3 直言挑战,即便你手足无措(Frank about what need to do better, even if don't know how)

董事会PPT毕竟不是用于路演,因此你大可以不必遮遮掩掩、绕弯子,或是避免提及不太理想的数据。

我看过的最有效的PPT,直接写明团队需要改进的地方,并要求董事会提供如何改进的建议,或是关于已经成形的计划的反馈。董事会成员是创业团队可信任的大脑,他们比团队以外的任何人都更了解团队状况。在他们面前,开诚布公地交流公司所面临的挑战很有必要。

4 拎出重要数字,深度重于广度(Pull out the numbers that matter)

考虑到内部使用,大多数公司会保持跟踪大量数据。但在仅两小时的董事会上,通常只呈现几个衡量企业经营状况的最佳数据指标。正如议题一样,缩小指标范围可以使讨论更为聚焦,也让董事会对公司的情况能够快速了解。为了节约大家的时间和会议有效性,深度往往比广度更重要。

记住 SMART原则:Specific. Measurable. Achievable. Relevant. Timely.(具体、可衡量、可实现、相关性、及时性),它可以用来判断应该追踪哪些关键数据。无论是毛利率(gross margin)、活跃用户(active users)、用户终身价值(LTV)、成交总额(GMV)、月经常性收入(MRR),还是关于业务独特的统计数据……好的PPT能展现公司最关键的数据,从而促成更有成效的讨论。

5 突出关键成就 & 关键贡献者(Highlight key wins, and the people responsible for them)

大部分董事会PPT倾向于把这些内容放在前面,或是作为公司进展汇报的一部分,以此有一个高昂的开始。其中,我最欣赏的一点是,很多公司会把那些为进展作出巨大贡献的非高层员工也列出来。对那些不喜欢在公司内过于高调,而只想被“对的人”认可的员工来说,这是对他们赞赏的绝佳方式。

6 将独特公司文化烙进PPT(Let company culture inform the deck’s style)

董事会PPT是一门艺术,通常,艺术除了展现自身,也传递着创作者的想法。比如,某一家消费行业公司的PPT就非常吸引人:它用霓虹色的不同色调清晰地展示了表格和统计数据;一家专注于安全的公司PPT是黑白色系的,完全没有改动PPT模板的样式;一家招聘平台的PPT,如下图所示,则展现出一些他们公司的风格:

这三种不同风格的PPT传递出各自的公司文化。第一个有如他们正在建设的平台一样充满活力;第二个严肃而专注于安全问题,甚至没有时间去设计;第三个则带一些幽默、非正统、甚至怪异的风格。

每次董事会,其实都是一次团队向董事们展现自我的机会,这其中有一半时间是在展现团队所创造的公司文化。而这些PPT,除了被展示外,还会被浏览阅读,因此,公司文化不仅在展示环节传递,也通过PPT的风格呈现出来。优秀的创业团队非常清楚这一点,并会利用它来展现他们的领导力。

【最后的总结】

虽然董事会PPT不必像路演PPT那样华丽炫目,但它可以成为极具战略性和建设性的沟通工具。

如上所述,你是在向董事会成员展示如何综合优化生意的关键性指标,如何组织一次高效、有成效的讨论,以及,如何直面与沟通潜在的挑战。这绝对是一门艺术,同时也大可以展现你所创建的公司文化和团队氛围。

面对这些最支持公司的董事们,这样一次绝佳的展现领导力的机会,还不值得你好好投入准备吗?【责任编辑/古飞燕】

* 原文地址:https://www.usv.com/blog/6-ways-great-companies-use-board-decks-to-their-advantage

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